Negosiasi

Seminggu setelah Bu Sari menghentikan pasokan, telepon dari Pak Hendra, manajer pengadaan PT Niaga Rasa Distribusi, masuk. Nadanya keras: kalau pasokan tidak jalan lagi dalam tiga hari, perusahaan akan menagih denda keterlambatan sesuai kontrak dan mencari pemasok lain. Bu Sari menjawab tak kalah keras: tidak ada keripik sebelum Rp216 juta dibayar lunas. Telepon ditutup. Keduanya merasa benar, keduanya merasa dirugikan, dan keduanya diam-diam tahu bahwa putus hubungan akan merugikan diri sendiri.

Kebanyakan orang bernegosiasi seperti itu: saling melempar tuntutan, lalu menunggu siapa yang lebih dulu menyerah. Bab ini mengajarkan cara yang lebih terencana. Kamu akan mempelajari gaya-gaya menghadapi konflik, metode principled negotiation yang dikembangkan Roger Fisher dan William Ury di Harvard, cara menghitung kekuatan tawar dengan BATNA dan ZOPA, tahapan negosiasi, dan cara menuangkan hasilnya dalam perjanjian perdamaian yang sah. Di akhir bab ada simulasi negosiasi lengkap antara Dapur Sari dan Niaga Rasa.

Negosiasi adalah fondasi semua cara penyelesaian sengketa yang lain. Mediasi pada dasarnya adalah negosiasi yang dibantu. Bahkan dalam arbitrase dan litigasi, sebagian besar perkara berakhir dengan perdamaian yang dirundingkan. Karena itu, keterampilan yang kamu pelajari di sini akan terpakai di setiap bab berikutnya.

Hakikat negosiasi dan gaya menghadapi konflik

Negosiasi adalah proses komunikasi dua arah antara para pihak yang memiliki kepentingan berbeda, untuk mencapai kesepakatan tanpa bantuan pihak ketiga [1Buku teksAlternatif Penyelesaian Sengketa di Luar Pengadilan (Negosiasi, Mediasi, Konsiliasi, dan Arbitrase)Emirzon, 2001 · Gramedia Pustaka Utama, Jakarta]. Tiga unsurnya penting: ada para pihak yang saling bergantung (kalau tidak saling butuh, tidak perlu berunding), ada perbedaan kepentingan, dan ada kehendak untuk mencapai kesepakatan yang lebih baik daripada tidak sepakat. UU 30/1999 menyebut negosiasi sebagai salah satu bentuk APS, dan Pasal 6 ayat (2) menggambarkannya sebagai pertemuan langsung para pihak yang hasilnya dituangkan dalam kesepakatan tertulis [2PeraturanUndang-Undang Nomor 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian SengketaUU 30/1999 · Lembaran Negara RI Tahun 1999 Nomor 138, TLN Nomor 3872].

Lima gaya menghadapi konflik

Kenneth Thomas dan Ralph Kilmann memetakan perilaku orang dalam konflik dengan dua sumbu: seberapa keras ia memperjuangkan kepentingannya sendiri (ketegasan) dan seberapa besar ia peduli pada kepentingan pihak lain (kerja sama). Dari dua sumbu itu lahir lima gaya [3Buku teksThomas-Kilmann Conflict Mode InstrumentThomas dan Kilmann, 1974 · Xicom, Tuxedo, New York].

Tidak ada gaya yang selalu benar. Yang menjadi masalah adalah memakai satu gaya untuk semua keadaan. Pak Hendra dan Bu Sari sama-sama memakai gaya bersaing. Untuk sengketa yang hubungannya masih ingin dijaga, gaya itu mahal.

Distributif dan integratif

Ilmu negosiasi membedakan dua jenis situasi. Dalam negosiasi distributif, ada satu "kue" dengan ukuran tetap yang harus dibagi: setiap rupiah yang didapat satu pihak adalah rupiah yang hilang dari pihak lain. Tawar-menawar harga motor bekas adalah contoh klasik. Dalam negosiasi integratif, kue itu bisa diperbesar karena para pihak menilai hal-hal secara berbeda: yang murah bagi satu pihak bisa berharga bagi pihak lain [4Buku teksThe Art and Science of NegotiationRaiffa, 1982 · Belknap Press of Harvard University Press, Cambridge].

Sengketa Dapur Sari terlihat distributif: berapa dari Rp216 juta yang dibayar. Tetapi kalau dibuka, ada banyak isu lain: jadwal pembayaran, standar kemasan, cara penyimpanan, prosedur retur, harga tahun depan, eksklusivitas wilayah. Semakin banyak isu, semakin besar peluang menemukan pertukaran yang menguntungkan kedua pihak.

Principled negotiation menurut Fisher dan Ury

Pada 1981 Roger Fisher dan William Ury dari Harvard Negotiation Project menerbitkan Getting to Yes. Mereka mengkritik tawar-menawar posisional, yaitu kebiasaan setiap pihak memasang posisi lalu bergeser sedikit demi sedikit. Cara itu, menurut mereka, menghasilkan kesepakatan yang tidak bijak, tidak efisien, dan merusak hubungan. Sebagai gantinya mereka menawarkan principled negotiation atau negosiasi berdasarkan prinsip, yang bertumpu pada empat butir [5Buku teksGetting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In (edisi ketiga)Fisher, Ury, dan Patton, 2011 · Penguin Books, New York (edisi pertama 1981)].

Pisahkan orang dari masalah

Setiap negosiator adalah manusia dengan emosi, harga diri, dan cara pandang sendiri. Ketika Pak Hendra berkata "keripik Ibu jelek", Bu Sari mendengar serangan terhadap usaha yang ia bangun sepuluh tahun. Fisher dan Ury menganjurkan agar hubungan dan substansi ditangani terpisah: bersikap lunak terhadap orang, tegas terhadap masalah. Caranya antara lain dengan memahami persepsi pihak lain, memberi ruang untuk meluapkan emosi tanpa membalas, dan berbicara tentang diri sendiri ("saya khawatir arus kas saya berhenti") alih-alih menyalahkan ("Bapak sengaja menahan uang saya").

Fokus pada kepentingan, bukan posisi

Posisi adalah apa yang dinyatakan: "bayar Rp216 juta lunas sekarang". Kepentingan adalah mengapa: Bu Sari butuh uang untuk membeli kedelai dan membayar gaji dua puluh pekerja bulan depan, dan ia butuh pengakuan bahwa produknya tidak buruk. Posisi Pak Hendra, "potong 30 persen sebagai kompensasi retur", menyembunyikan kepentingan yang lain: ia ditekan atasannya karena keluhan minimarket, ia butuh pasokan stabil menjelang musim liburan, dan ia tidak mau dianggap lemah. Di balik dua posisi yang bertentangan sering terdapat kepentingan yang bisa didamaikan.

Ciptakan opsi untuk keuntungan bersama

Setelah kepentingan terlihat, para pihak mengembangkan pilihan sebanyak mungkin sebelum memilih. Fisher dan Ury menyarankan memisahkan tahap menciptakan opsi dari tahap menilai opsi, agar orang berani mengusulkan ide tanpa takut langsung ditolak. Untuk Dapur Sari, opsi yang muncul bisa berupa pembayaran bertahap, uji kemasan bersama, kemasan berlapis nitrogen dengan harga sedikit lebih tinggi, perbaikan gudang, pembagian biaya retur, atau perpanjangan kontrak dengan harga baru.

Gunakan kriteria objektif

Kalau masih ada perbedaan yang tidak bisa dijembatani dengan opsi, sepakati ukuran yang adil dan independen dari kehendak masing-masing: harga pasar, standar industri, pendapat ahli, hasil uji laboratorium, atau praktik sebelumnya. Bu Sari dan Pak Hendra bisa sepakat bahwa produk yang kadar airnya melampaui standar mutu keripik tempe dianggap cacat produksi, sedangkan kerusakan karena suhu gudang di atas batas penyimpanan pada kemasan dianggap risiko distributor. Kriteria seperti itu memindahkan perdebatan dari "siapa yang lebih keras" ke "apa yang adil".

BATNA, titik reservasi, dan ZOPA

Sumbangan Fisher dan Ury yang paling banyak dikutip adalah konsep BATNA, Best Alternative to a Negotiated Agreement: langkah terbaik yang akan kamu ambil kalau perundingan gagal. BATNA bukan harapan, tetapi rencana nyata. Gunanya dua: melindungi kamu dari menerima kesepakatan yang lebih buruk daripada alternatif, dan menentukan kekuatan tawar. Semakin baik BATNA-mu, semakin kuat posisimu [5Buku teksGetting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In (edisi ketiga)Fisher, Ury, dan Patton, 2011 · Penguin Books, New York (edisi pertama 1981)].

Dari BATNA kita menurunkan titik reservasi: nilai terburuk yang masih mau kamu terima. Di bawah titik itu, lebih baik pergi dan memakai BATNA. Howard Raiffa menunjukkan bahwa bila titik reservasi kedua pihak tumpang tindih, terdapat zona kemungkinan kesepakatan atau ZOPA (zone of possible agreement). Bila tidak tumpang tindih, tidak ada kesepakatan yang rasional, kecuali salah satu pihak mengubah penilaiannya atau isu baru ditambahkan [4Buku teksThe Art and Science of NegotiationRaiffa, 1982 · Belknap Press of Harvard University Press, Cambridge].

Menghitung BATNA Bu Sari

Advokat Bu Sari membantunya menghitung. Kalau perundingan gagal, langkah terbaik Bu Sari adalah menempuh arbitrase sesuai kontrak sambil menjual produk lewat distributor lain dan toko daring. Hitungannya kira-kira begini. Peluang menang di arbitrase atas tagihan pokok dinilai sekitar 75 persen, karena bukti pengiriman lengkap dan keluhan kualitas tidak pernah diajukan tertulis dalam batas waktu kontrak. Nilai harapan tagihan menjadi sekitar Rp162 juta. Dikurangi perkiraan biaya arbitrase dan advokat sekitar Rp45 juta, serta biaya modal karena uang baru diterima enam sampai delapan bulan lagi, nilai bersih BATNA itu sekitar Rp105 juta. Ditambah lagi, distributor lain hanya mau membeli Rp8.500 per bungkus. Kesimpulannya, Bu Sari sebaiknya menerima kesepakatan apa pun yang memberinya uang tunai segera di atas sekitar Rp185 juta bila kontrak berlanjut dengan perbaikan, karena nilai hubungan yang berlanjut jauh melampaui selisihnya.

Menghitung BATNA Pak Hendra

Di pihak distributor, perhitungannya berbeda. Mengganti pemasok berarti mencari produk baru, menguji, dan mendaftarkan ulang ke jaringan minimarket, yang memakan dua sampai tiga bulan menjelang musim liburan. Kehilangan penjualan diperkirakan lebih besar daripada nilai tagihan. Ia juga memperkirakan peluang kalah di arbitrase cukup besar. Titik reservasinya: ia bersedia membayar sampai sekitar Rp200 juta bila pasokan segera pulih dan ada jaminan kualitas.

ZOPA pada isu uang hanya Rp15 juta. Sempit. Tetapi ingat: ini baru satu isu. Kalau isu lain ditambahkan, misalnya harga tahun depan dinaikkan sedikit sebagai ganti kemasan nitrogen, atau distributor memperbaiki pendingin gudang sebagai ganti diskon, nilai total yang bisa dibagi bertambah.

Jangkar, informasi, dan memperkuat BATNA

Angka pertama yang diucapkan cenderung menjadi jangkar (anchor) yang menarik tawaran berikutnya ke arahnya. Itulah sebabnya Pak Hendra membuka dengan potongan 30 persen. Penawar pertama bisa diuntungkan bila ia punya informasi yang baik tentang ZOPA, tetapi bisa rugi bila jangkarnya terlalu ekstrem sehingga pihak lain merasa dihina dan pergi. Cara menetralkan jangkar adalah tidak menanggapinya sebagai titik tolak, melainkan kembali ke kriteria objektif: "Mari kita lihat dulu data retur yang tercatat di sistem gudang Bapak."

Kekuatan tawar juga bisa diubah sebelum duduk di meja. Bu Sari memperkuat BATNA-nya dengan menghubungi dua distributor lain dan membuka toko di lokapasar. Pak Hendra memperkuat BATNA-nya dengan meminta sampel dari pemasok keripik lain. Negosiator yang baik bekerja di dua tempat sekaligus: di meja perundingan dan di luar meja.

Tahapan negosiasi dan batas etikanya

Negosiasi yang baik berlangsung dalam tahapan yang bisa direncanakan. Para penulis membaginya dengan rincian berbeda, tetapi intinya sama [1Buku teksAlternatif Penyelesaian Sengketa di Luar Pengadilan (Negosiasi, Mediasi, Konsiliasi, dan Arbitrase)Emirzon, 2001 · Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 5Buku teksGetting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In (edisi ketiga)Fisher, Ury, dan Patton, 2011 · Penguin Books, New York (edisi pertama 1981)].

Siapa yang boleh berunding

Dalam sengketa bisnis, yang duduk di meja sering bukan pemilik usaha, melainkan karyawan atau advokat. Hati-hati soal kewenangan. Menurut KUH Perdata, kuasa yang dirumuskan secara umum hanya meliputi tindakan pengurusan; untuk membuat perdamaian diperlukan kuasa dengan kata-kata yang tegas (Pasal 1796) [6PeraturanKitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek voor Indonesie), Staatsblad 1847 Nomor 23KUH Perdata · JDIH Mahkamah Agung RI]. Kalau Pak Hendra tidak memegang kuasa tertulis dari direksi untuk menyetujui perdamaian, kesepakatan yang ia tanda tangani bisa dipersoalkan. Tanyakan sejak tahap persiapan: siapa di pihak lawan yang berwenang mengatakan ya?

Batas etika: taktik yang boleh dan yang tidak

Negosiasi memberi ruang untuk menyembunyikan titik reservasi dan menonjolkan kekuatan sendiri. Itu wajar. Tetapi ada garis yang tidak boleh dilewati. Kesepakatan yang dicapai karena kekhilafan, paksaan, atau penipuan dapat dibatalkan karena cacat kehendak (Pasal 1321 sampai 1328 KUH Perdata). Kebohongan tentang fakta material, misalnya memalsukan data retur, bukan taktik, tetapi penipuan. Ancaman terhadap keselamatan atau ancaman membongkar aib pribadi adalah paksaan. Praktik peradilan Indonesia juga mengenal penyalahgunaan keadaan (misbruik van omstandigheden) ketika pihak yang kuat memanfaatkan keadaan terdesak pihak lain untuk memperoleh kesepakatan yang sangat timpang, sebagaimana kamu pelajari di Hukum Perjanjian [6PeraturanKitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek voor Indonesie), Staatsblad 1847 Nomor 23KUH Perdata · JDIH Mahkamah Agung RI].

Bagi UMKM seperti Dapur Sari, yang posisi strukturalnya lebih lemah, batas-batas ini adalah perlindungan. Bagi distributor, batas-batas ini adalah pengingat bahwa kesepakatan yang dicapai dengan menekan berlebihan bisa runtuh di kemudian hari.

Simulasi negosiasi: Dapur Sari dan Niaga Rasa

Simulasi ini bisa kamu mainkan berdua atau berkelompok. Bagian pertama adalah fakta yang diketahui kedua pihak. Bagian kedua adalah informasi rahasia masing-masing. Baca hanya bagian untuk peranmu sebelum bermain.

Bagaimana simulasi biasanya berjalan

Dalam latihan, kelompok yang memakai tawar-menawar posisional biasanya berputar-putar di angka: Rp151 juta melawan Rp216 juta, lalu Rp170 juta melawan Rp205 juta, sampai salah satu menyerah atau keduanya pergi. Kelompok yang memakai principled negotiation biasanya mulai dengan pertanyaan: "Apa yang paling Bapak butuhkan dari pertemuan ini?" Jawaban itu membuka kepentingan. Ketika Pak Hendra mengakui ada masalah pendingin gudang dan Bu Sari mengakui satu batch kemasan kurang rapat, perdebatan "siapa yang salah" berubah menjadi "bagaimana mencegahnya".

Kesepakatan yang sering tercapai kira-kira seperti ini: distributor membayar Rp195 juta dalam dua tahap (Rp120 juta dalam tujuh hari dan Rp75 juta dalam tiga puluh hari); selisih Rp21 juta dianggap kontribusi Dapur Sari atas retur; mulai Januari 2027 Dapur Sari memakai kemasan berlapis dengan harga naik Rp250 per bungkus; distributor memperbaiki pendingin gudang dan menyimpan produk di bawah suhu yang disepakati; keluhan mutu wajib tertulis dengan foto dan kode produksi dalam tujuh hari; dan pasokan dilanjutkan dalam tiga hari setelah pembayaran tahap pertama. Perhatikan bahwa angka Rp195 juta berada di dalam ZOPA, sementara isu kemasan dan gudang memperbesar nilai bagi keduanya.

Menuangkan hasil negosiasi dalam perjanjian perdamaian

Kesepakatan lisan mudah dilupakan dan mudah dibantah. Hukum Indonesia mensyaratkan perdamaian dibuat tertulis.

Perdamaian adalah perjanjian, sehingga harus memenuhi empat syarat sah Pasal 1320 KUH Perdata: sepakat, cakap, hal tertentu, dan sebab yang halal. Kekuatannya istimewa.

Meski begitu, perdamaian di luar pengadilan tidak otomatis dapat dieksekusi. Bila salah satu pihak ingkar, pihak lain tetap harus menggugat wanprestasi atas perjanjian perdamaian itu. Ada dua cara memperkuatnya. Pertama, bila perdamaian dicapai melalui prosedur APS menurut Pasal 6 UU 30/1999, kesepakatan tertulis itu final dan mengikat serta wajib didaftarkan di pengadilan negeri dalam 30 hari [2PeraturanUndang-Undang Nomor 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian SengketaUU 30/1999 · Lembaran Negara RI Tahun 1999 Nomor 138, TLN Nomor 3872]. Kedua, para pihak dapat mengajukan gugatan ke pengadilan untuk menguatkan kesepakatan itu menjadi akta perdamaian menurut Pasal 36 Perma 1/2016, yang kamu pelajari di Bab 4 [7PeraturanPeraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2016 tentang Prosedur Mediasi di PengadilanPerma 1/2016 · Berita Negara RI Tahun 2016 Nomor 175].

Perhatikan beberapa hal dalam kerangka itu. Ada rujukan pada kuasa khusus untuk berdamai. Ada rumusan apa yang diakhiri (klaim mana yang selesai). Ada tenggat yang pasti. Ada akibat bila ingkar. Dan ada saluran penyelesaian bila timbul sengketa baru. Kesepakatan yang kabur, misalnya "pembayaran akan diatur kemudian", hanya menunda sengketa berikutnya.

Latihan

Kartu hafalan bab ini

Balik setiap kartu setelah kamu mencoba menjawab dalam kepala. Kartu yang kamu nilai “ingat” akan muncul lagi setelah jeda yang makin panjang, jadi yang sudah melekat tidak menghabiskan waktumu.

Sumber bab ini

Setiap angka di dalam kurung siku merujuk ke daftar ini. Peraturan dan putusan adalah sumber primer; buku teks dan jurnal dipakai untuk doktrin, penjelasan, dan perdebatan akademik.

1. 1
   Joni Emirzon (2001). Alternatif Penyelesaian Sengketa di Luar Pengadilan (Negosiasi, Mediasi, Konsiliasi, dan Arbitrase). Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

   Buku teks

   Bentuk konflik dan sengketa, negosiasi, mediasi, konsiliasi, dan arbitrase.
2. 2
   Republik Indonesia (1999). Undang-Undang Nomor 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa. Lembaran Negara RI Tahun 1999 Nomor 138, TLN Nomor 3872.

   Peraturanperaturan.bpk.go.id

   Undang-undang pokok: definisi, APS (Pasal 6), perjanjian arbitrase, arbiter, hak ingkar, acara, putusan, pelaksanaan, pembatalan.
3. 3
   Kenneth W. Thomas dan Ralph H. Kilmann (1974). Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument. Xicom, Tuxedo, New York.

   Buku teks

   Lima gaya menghadapi konflik berdasarkan dimensi ketegasan dan kerja sama.
4. 4
   Howard Raiffa (1982). The Art and Science of Negotiation. Belknap Press of Harvard University Press, Cambridge.

   Buku teks

   Analisis negosiasi, titik reservasi, dan zona kesepakatan.
5. 5
   Roger Fisher, William Ury, dan Bruce Patton (2011). Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In (edisi ketiga). Penguin Books, New York (edisi pertama 1981).

   Buku teks

   Principled negotiation dan konsep BATNA.
6. 6
   Pemerintah Hindia Belanda (1847). Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgerlijk Wetboek voor Indonesie), Staatsblad 1847 Nomor 23. JDIH Mahkamah Agung RI.

   Peraturanjdih.mahkamahagung.go.id

   Pasal 1320, 1338 (kekuatan mengikat perjanjian) dan 1851 sampai 1864 (perdamaian atau dading).
7. 7
   Mahkamah Agung RI (2016). Peraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2016 tentang Prosedur Mediasi di Pengadilan. Berita Negara RI Tahun 2016 Nomor 175.

   Peraturanjdih.mahkamahagung.go.id

   Kewajiban mediasi, pengecualian, kehadiran, iktikad baik, tugas mediator, jangka waktu, kesepakatan dan akta perdamaian.